6 lutego b.r. prezydent podpisał ustawę o skróceniu czasu przechowywania dokumentów kadrowo-płacowych z 50 do 10 lat oraz możliwości prowadzenia ich w elektronicznej formie. Rząd szacuje, że po zmianie przepisów prawnych firmy mogą zaoszczędzić nawet ponad 100 mln złotych rocznie. Prognozowany termin wejścia w życie nowych przepisów to 1 stycznia 2019. Jak się dostosować do nowych rozwiązań? Tutaj z pomocą przychodzą rozwiązania IT.
Wejście w życie ustawy to duża zmiana, ponieważ skrócony zostanie przede wszystkim okres przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej z 50 do 10 lat. Zgodnie z ustawą pracodawca będzie miał także możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej. W dłuższej perspektywie oznacza to odejście od tradycyjnych, papierowych teczek osobowych, co spowoduje znaczne oszczędności. Rząd szacuje, że roczny koszt przechowywania dokumentów to ponad 130 mln złotych rocznie. Po wejściu w życie przepisów, wydatki firm na archiwizację akt pracowniczych mają zostać ograniczone. Specjaliści spodziewają się oszczędności rzędu ponad 100 mln złotych w skali roku.
- Na nowych przepisach skorzystają przede wszystkim pracodawcy. Digitalizacja procesów tworzenia, archiwizacji czy też masowej wysyłki dokumentów do pracowników niesie ze sobą szereg korzyści, tj. może znacząco usprawnić funkcjonowanie całej organizacji, zredukować czas pracochłonnych procesów, obniżyć ich koszty, zwiększyć bezpieczeństwo danych, a także poprawić ogólną efektywność pracy działów personalnych – mówi Ireneusz Hołowacz, Dyrektor ds. Produktów GAVDI Polska S.A, ekspert w dziedzinie rozwiązań do zarządzania kadrami.
Elektroniczna teczka dostępna od ręki, czyli narzędzia IT przychodzą z odsieczą
Na pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym akt osobowych pracowników, a także przechowywanie tych dokumentów w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. - Wsparciem w tym obszarze może być elektroniczna teczka osobowa, która pozwala tworzyć i przechowywać cyfrowe kopie dokumentów pracowniczych, jak również przeszukiwać elektroniczną wersję archiwum. Dzięki eTeczce, zeskanowane dokumenty są przypisywane do każdego pracownika w systemie kadrowym, co oznacza łatwy i szybki dostęp do danych bez konieczności wertowania papierowego archiwum. Największym atutem tego rozwiązania jest czas jego implementacji, jeżeli dana firma już korzysta z system SAP, to samo wdrożenie eTeczki zajmuje dosłownie kilka dni – dodaje Ireneusz Hołowacz.
Oprócz procesu cyfrowej archiwizacji dokumentów warto także zadbać o proces ich przygotowywania. Dzięki narzędziom IT, takim jak np. Document Generator, zautomatyzować można proces generowania dokumentów kadrowo-płacowych. Tym samym dział personalny zostaje odciążony od żmudnych czynności i może skupić się na strategicznym wparciu biznesu.
Optymalizacja procesów kadrowo-płacowych, bezpieczeństwo danych, szybkość pozyskiwania ważnych informacji, czy ograniczenie kosztów – to główne korzyści jakie niesie ze sobą skrócenie czasu przechowywania akt pracowniczych oraz możliwość ich digitalizacji. Na nowych przepisach prawnych skorzystają wszyscy zatrudnieni, którzy samodzielnie będą mogli uzyskać dostęp do swoich teczek osobowych, z poziomu tradycyjnych komputerów oraz urządzeń mobilnych. Wyraźne korzyści odczują także pracownicy działu personalnego, którzy będą mogli skupić się na kluczowych działaniach i realizacji strategii organizacji.
Link do strony artykułu: https://wm2.wirtualnemedia.pl/centrum-prasowe/artykul/transformacja-it-w-polskich-firmach-koniec-papierowych-dokumentow-kadrowych